La gestión de automatización de procesos comerciales ha sido durante mucho tiempo un factor clave en la construcción de una empresa exitosa. Si bien nadie descuidaría voluntariamente algo tan fundamental, es fácil perder atención en lo básico cuando se proponen nuevas y emocionantes iniciativas.
Las tecnologías de automatización de procesos ciertamente ofrecen eficiencias y mejoras que nunca antes habían estado disponibles, pero aún deben estar respaldadas por procesos comerciales sólidos para maximizar su valor.
Antes de implementar la automatización, considera responder estas cinco preguntas para optimizar tus procesos comerciales y aprovechar al máximo tu inversión en automatización de procesos.
¿Es necesario realizar el proceso?
Los procesos de negocio pueden tender a sobrepasar su bienvenida, o al menos su utilidad. Lo que alguna vez fue un proceso importante puede durar mucho tiempo después de que deje de agregar valor al negocio. Antes de comprometerse con un proceso, primero considere si el proceso es realmente necesario: ¿Cumple con las demandas específicas de los clientes internos o externos?
Para muchos procesos internos, específicamente, ciertos tipos de informes, esta pregunta es primordial. ¿Se utilizan los datos generados por estos informes para tomar decisiones críticas para el negocio? ¿Este proceso genera datos redundantes dentro de la organización? Donde no hay resultados de valor agregado, o donde el proceso es un fin en sí mismo, es mejor que simplemente lo elimine en lugar de gastar recursos para documentarlo, administrarlo y automatizarlo.
¿El proceso contiene exceso de movimiento?
Si el proceso es necesario, es hora de ver qué y quien está involucrado. Muchos procesos tienen bucles internos, en los que una persona toca los mismos datos varias veces en diferentes etapas.
Para la automatización de procesos con procesos comerciales efectivos vale la pena examinar estos pasos y ver si se pueden combinar en una sola actividad.
Al hacerlo, se reduce la cantidad de transferencias, lo que reduce la posibilidad de errores, y se elimina el tiempo perdido debido al cambio de tareas.
La consolidación de tareas también acelerará el plazo de ejecución del proceso, te invitamos a leer Facilite la colaboración de procesos
¿Fluye suavemente?
El orden y las responsabilidades dentro de un proceso no tienen por qué ser inamovibles. Vale la pena considerar cuál podría ser una mejor secuencia de actividades o tareas. ¿La asignación actual de los pasos del proceso complementa los roles y sistemas que se les asignan?
Es posible que algunas de las actividades se transfieran mejor a otra persona. Para contar con procesos comerciales efectivos para una automatización de procesos podría ser valioso reposicionar el orden de las actividades para que los sistemas complementarios se involucren juntos y se reduzca el intercambio de datos o recursos.
La revisión de la secuencia del proceso puede ayudar a garantizar que el marco de tiempo y los recursos no estén desequilibrados y sean un desperdicio.
¿Es simple?
Si bien los pasos hasta ahora introducen un grado de elegante simplicidad en el proceso, este paso consiste en analizar las tareas en sí mismas. En cada paso del proceso, ¿existe una forma más sencilla y eficaz de lograr el mismo resultado? Al reducir la complejidad, la posibilidad de errores y retrasos se reduce significativamente.
Considere un paso del proceso que implica la recopilación de datos de varios miembros del personal por correo electrónico. Una persona tendría que recopilar y procesar esos datos, confiando en que las personas los proporcionen de manera ad-hoc. La introducción de una plantilla digital para recopilar y organizar los datos haría que el proceso sea más fluido y eficiente.
Aquí es donde las herramientas tecnológicas pueden comenzar a tejerse en sus procesos y conduce a la última pregunta:
¿Se puede automatizar?
Con el proceso documentado y optimizado para el flujo, la automatización se convierte en el siguiente paso obvio para mejorar la eficacia de sus procesos. La automatización del flujo de trabajo, los formularios y documentos digitales y las soluciones RPA pueden reemplazar varias actividades humanas, reduciendo los plazos y la posibilidad de errores.
En esta evaluación, será útil investigar las métricas de proceso existentes (costo, tiempo y / o calidad) para determinar si habría una mejora adecuada para justificar la inversión en automatización. No todos los procesos deben automatizarse y no todas las actividades son buenas candidatas para aplicar una mejora tecnológica.
Asegurarse de que los procesos comerciales efectivos que sean esenciales, estén claramente mapeados y simplificados, esto hará que las decisiones de automatización sean mucho más fáciles y ayudará a aclarar dónde se emplean mejor las herramientas.
Empieza de inmediato tus procesos comerciales efectivos
La automatización de procesos comerciales es una táctica de optimización de procesos eficaz que puede generar aumentos significativos en el valor del cliente. Sin embargo, sin procesos sólidos en el corazón de su negocio, la automatización producirá resultados menos que ideales. Al hacer estas cinco preguntas primero, puede ayudar a preparar sus procesos para maximizar su inversión en la automatización de procesos.
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